Ayana 代表取締役CEO
神戸大学文学部を卒業後、楽天株式会社に入社。ECの基礎を学ぶ。その後、外資系メーカーに転職しメーカー側の課題に直面する。夜間MBAにて経営戦略を学ぶと同時に、FMCGよりもラグジュアリーブランドにおけるマーケティングに興味をもち、フランスESSECに留学。帰国後、外資系化粧品メーカーのECマネージャーやスタートアップCMO等を経て、MonCargoを創業。
国際物流プラットフォームを開発・運営するWillbox株式会社が、MonCargoのAPIを活用し、本船動静確認機能をリリース。今回は、Willboxで動静確認の業務を実際に担当されている姉﨑様にお話をおうかがいしました。
本記事の概要
目的
・複雑な本船動静確認作業を効率化し、業務負担を軽減する。
・お客様へ迅速で正確な情報提供を実現する。
課題
・船の動静確認やスケジュール変更について、手作業で確認するので手間がかかっていた。
・情報変更時の管理や社内外への共有にも時間がかかり、コミュニケーションコストが増大していた。
導入後の効果
・MonCargoの管理画面を活用し、動静確認作業が約75%短縮。
・共有URL機能の活用により、お客様自身で情報を確認できるようになり、社外のお客様への連絡時間も大幅に削減。
姉﨑様プロフィール
秘書業やWEB広告代理店の経験後、Willboxに参画。コーポレート業務やオフィス移転を担当後、営業チームのブッキング業務などのサポートを担当。
Willboxは物流業界の課題解決のため、最適な物流構造を提供できるマッチングプラットフォームを開発しています。荷主とデータベース化された物流事業者を直接つなぐ国際物流プラットフォーム「Giho」と、複数の船会社の海上運賃やスケジュールを一覧で確認し、検索・比較・ブッキング依頼までできる「Container EC」の2つのサービスを展開しています。
MonCargo APIを利用することで、「Container EC」では海上コンテナの検索・比較・ブッキング・動静確認など案件の管理を一元化することが可能になりました。
「Container EC」は面倒で複雑なコンテナを手軽に手配することが可能で、船会社の最新ニュースや海上輸送に関するお役立ち情報などコンテンツも発信しています。
入社直後はコーポレート業務や総務の仕事からはじめ、実際に貿易実務業務を兼務しはじめたのは2023年11月頃からです。ブッキングは担当していませんが、日々、ブッキング後のB/L発行や船の動静確認を担当しています。これまで貿易実務の経験はなかったのですが、OJTで業務に慣れ、貿易実務検定を取得して貿易の全体の流れを理解するよう努めました。
特に動静確認については、船会社ごとにサイトを確認するのですが、更新箇所や表記が異なり、すべて英語表記で、しかも慣れない単語が多く…。慣れると、複数の情報源をもとに自分の頭の中で組み立てることもできるようになったのですが、最初のころは根気とエネルギーが必要な仕事だと思っていました。
導入前は、案件一つずつ、船会社ごとにサイトを開いて本船動静の確認をしていました。
専用のスプレッドシートに案件を管理していて、そのシート内に船社ごとのURLも貼っていました。日々、出港前の案件について、スプレッドシートで絞り込み、貼っておいたURLをクリックして開いて、番号をコピーして、サイトを確認して、変更があったら更新するという一連の作業を繰り返していました。変更内容がメールで船会社から通知がくることもありますが、船会社によって通知内容が異なりますし、弊社の案件番号と照合しないといけないので、結局、スプレッドシートでの管理がメインになっていました。
B/Lの発行業務の後、16時過ぎくらいから動静確認を実施していましたが、B/Lの発行業務が多くなると17時、遅いときは19時や20時になるときもありました。当初慣れていなかったということもありますが。
基本はその日のうちに確認するのですが、案件が多くてどうしても終わらない場合は、出発日が近い案件だけに絞って、トラッキング確認をしていました。翌朝、残りの案件を確認すると、意外と日程がずれていてお客様へのご案内が遅れてしまった…ということもありました。
また、スケジュールに変更があった場合は、なるべく早くお客様へご案内させていただいています。一連の本船動静確認作業が終わってから、変更があったものだけを抜き出して、社内で共有し、お客様にも共有していました。「xx時点ではx月x日到着予定でしたが、本日時点ではx日遅れ、x月x日到着予定になります」というような内容で基本的にはご案内するのですが、お客様によっても知りたい情報が異なるので、ご連絡にはやはり時間がかかりました。午前中はお問合せ業務におわれることも少なくありませんでした。
まず本船動静の確認については明らかに業務効率があがりました。
これまで、何カ所もURLをクリックしないといけなかったのが、MonCargoの管理画面を開くだけで確認できるようになったので。最初のころは最大2時間/日くらいかかっていたのがURLをクリックするだけなので、30分もかからなくなりました。約4分の1以下(75%以上削減)にはなっていると思います。自分でトラッキングを「見に行く」というのが減りました。
また、お客様の反響がよかったです。MonCargoの共有URL機能を使っているのですが、「このURLではいつでもご確認いただけるようになりました」とはじめてお客様に連絡した際、とても反響がよく、便利だね!といっていただけました。
お客様のなかにはご自身でB/L番号で船会社のトラッキングをかけられる方もいらっしゃいますが、すべてのお客様がそうではありません。一つのURLでまとまった情報を簡単に見ることができるというのはとても好評でした。変更があっても毎回メッセージを送る必要はなくなりました。
今でも大幅な変更の際はもちろん連絡させていただくのですが、それ以外の小さな変更は連絡せずにすんだので、コミュニケーションコストはかなり削減できました。ある程度、テンプレート化や辞書登録を活用して効率化はしていましたが、やはり確認作業や転記作業が発生するのでお客様へのご連絡は1つ5分はかかります。それが大幅な変更のみの連絡になったのは大きいです。
船積みの案件ごとに、自社の案件番号を記載できるのがいいと思いました。これがないと、照合に時間がかかるので、名称に番号をいれられてよかったと安心しました!
動静管理の履歴をみることができるのもかなりいいです。何度も変更する場合、スプレッドシート管理では限界があります。船積みによっては、本船が1日遅延したとおもったら1日前倒しになって、その後2日遅延してまた1日前倒しになる、というケースもあります。そういうケースだと、お客様にどこまで過去に遡って変更をお伝えしたか、また、お伝えするべきかがわからなくなることがあります。MonCargoだと、変更履歴が一覧でみることができて、最新値も自動で更新されるので、すごくありがたいと感じています。
あと、ガントチャート表示が非常にわかりやすかったです。B/Lやブッキングの案件ごとに確認ができるので、個人的には管理がしやすくなりました。通知機能もいいですよね。本船が変更したら通知、何時間以上など、細かくカスタマイズできるのがいいなと思いました。
いろいろありますが、一番は、MonCargoでCUT日の変更も反映してほしいです。
いろんな方からリクエストがあがっているかなと思ったのですが!CUT日は本当に大切な情報ですし、見るところがまた違うから管理が大変なんですよね。それがあればさらに使い勝手がよくなるかと思います。MonCargoが拡大したら助かる方が多いと思いますので、応援しています。
ご紹介企業様
Willbox株式会社 様
〒220-0012 神奈川県横浜市西区みなとみらい2丁目3−1 クイーンズタワーA 14階
https://willbox.jp/
MonCargo コメント
今回はWillbox株式会社でB/L発行と本船動静確認を担当されている姉﨑様にお話をうかがいました。実際の体験談をうかがって、本船動静の管理コストとお客様へのコミュニケーションコストが大幅に削減できたことが実感できました。
今後も、姉﨑様をはじめ皆さんに選んでいただき、継続して使っていただけるよう、MonCargoは、ユーザーの皆様の声をもとにサービス改善を続けていきたいと思います。
貴重なお話をありがとうございました!
MonCargo株式会社
info@moncargo.io